Virtual se define como algo que no existe en la realidad. Es
"una red temporal de agentes independientes enlazados por tecnología para
compartir conocimientos, costos y acceso a los mercados". Otras
definiciones se enfocan hacia organizaciones que no posee un lugar físico fijo
"una organización distribuida geográficamente y cuyo trabajo es coordinado
por medio de comunicación electrónica.
Las organizaciones virtuales son
aquellas que conducen sus operaciones mediante comunicaciones remotas apoyadas
por computador. La implicación de este hecho es que tales organizaciones
existen en el espacio virtual o conjunto de informaciones y comunicaciones
codificadas binariamente, que transitan por circuitos digitales de cómputo y
por redes telemáticas de transmisión de datos (Fulk & DeSantics, 1995).
La Organización Virtual o también llamada la Organización en
Red, se basa en la contratación de empresas independientes para realizar
aquellas actividades en las cuales son mejores asociándose en una red, que
actúa como una sola empresa.
Las organizaciones virtuales tienen como objetivo principal
la flexibilidad, y son muy parecidas a las organizaciones en trébol y en red. Son
organizaciones orientadas al mercado, que se
configuran como un conjunto de cadenas de valor relacionadas entre proveedores,
clientes, competidores, otras organizaciones y la propia empresa.
Las
organizaciones virtuales son anoréxicas y ligeras porque emplean a pocos
trabajadores; difusas, porque no presentan límites claros; flexibles, porque se
adaptan al entorno con velocidad; rápidas, porque son capaces de desarrollar
nuevos productos o servicios en poco tiempo; y finalmente, dispersas, porque no
tienen un ámbito geográfico claro y pueden
utilizar intensivamente el teletrabajo.
Las organizaciones virtuales se
caracterizan por su existencia en el mundo de las comunicaciones electrónicas,
también llamado mundo virtual, donde la proximidad en
espacio y tiempo de los actores deja
de jugar un papel relevante para el diseño organizativo. Aunque nos
parezca mentira, en muchos países la evolución hacia este tipo de estructuras está siendo muy rápida. De hecho,
en EE.UU. es muy habitual trabajar como freelances y vender servicios a
diferentes corporaciones. Además, en muchos países de Europa y en EE.UU. el
teletrabajo ya es una realidad para muchas personas.
Los límites en una
organización virtual, tanto interna como externamente, son mucho más abiertos
que en una organización en red debido al uso de tecnologías de la información
avanzadas que enlazan perfectamente a todos los socios. En una organización
virtual radica en la disponibilidad y utilización de tecnologías de la
información (TI) efectivas, confiables y complejas. Proceso de integración. La
organización virtual suele combinar muchas otras tecnologías más complejas.
Los sistemas inter
organizacionales (SIO) permiten combinar transacciones entre organizaciones, lo
que las hace más eficientes y responsables. El comercio electrónico ofrece la
posibilidad de vender y comprar productos e información por medio de líneas telefónicas,
redes de computadoras y otros recursos electrónicos. Las extranet ofrecen
acceso limitado a una organización a grupos u otras organizaciones, externas.
El groupware permite
enlazar equipos de trabajo dispersos, pros facilita el intercambio, eficaz y
preciso de ideas, vuelve más efectivos los procesos y hace posible la
realización de tareas paralelas. El groupware también ayuda a que los
integrantes de los equipos aprendan de la experiencia de los otros, el
software proporciona un conjunto común de información.
Las intranets son redes
protegidas que se basan en Internet y que relacionan a los empleados mediante
interfaces comunes cuyos hipervínculos se asocian con documentos, mensajes y
recursos de información de multimedia.
Características de una Organizaciones Virtual
- Los individuos tienen una visión o meta compartida y un protocolo para la colaboración.
- Agrupan actividades de acuerdo a sus "corecompetences".
- Trabajan juntos en equipos con el fin de aportar sus "corecompetences" a la cadena de valor.
- Procesan y distribuyen la información en tiempo real a través de toda la red. Lo que les permite tomar decisiones y coordinar acciones de manera rápida.
- Se agregan miembros a la red, según sean necesarias nuevas "corecompetences".
Beneficios de las Organizaciones
Virtuales
Los principales beneficiados de esta nueva tendencia
son los individuos y organizaciones que se enfoquen en ser sobresalientes en
sus áreas de conocimiento o "corecompetence". Las organizaciones o
individuos que no se pueden distinguir o posean habilidades sobresalientes
serán los mayores perjudicados.
Estas nuevas tendencias impulsara a las empresas a
buscar nichos de mercado donde puedan sobresalir, concentraran su esfuerzos en
explotar sus mejores habilidades y se especializaran en algunas de las
actividades del proceso productivo. Las empresas que mayores beneficios
económicos obtendrán serán aquellas que puedan crear marcas, las demás
actividades como manufactura, control de calidad y
distribución será delegada a agentes externos.
Como ejemplo de
lo anterior tenemos a la unidad de negocio de pantallas para PC de la empresa
Nokia. Myyar Moragjhi logro desarrollar esta nueva unidad de negocio contra
fuerte competencia de empresas de USA. En 1992 Moragihi invirtió los US$
100,000 con los que contaba en mercadeo y brochures de información. En la
actualidad la empresa tiene el 6% del mercado de pantallas de 17 pulgadas en
USA con ventas de US$ 160 millones. Todo esto con un personal de cinco
personas. Moraihi y un asistente controlan la marca y las
actividades de mercadeo mientras Moraihi y dos especialistas financieros
administran los asuntos financieros.
Socios locales
con amplio conocimiento del mercado se encargan de atender a los clientes en
USA, servicio al cliente es
realizado por técnicos independientes en Raleigh, Carolina del Norte, la logística la
realiza una empresa subcontratada
en Charleston, Carolina del Sur, la promoción y publicidad son
llevadas a cabo por otra empresa en Montanview, California y la manufactura se
lleva a cabo en Salo, Finlandia (Fulk, J and DeSanctics, G, Electronicgroups at
work, Organizational Science, 1995).
El proceso de ser una organización multinacional
consistía en establecer oficinas con personal de la empresa en distintos
países. Esto usualmente requería trabajo legal, supervisión financiera
y movilización de personal. Para poder administrar estas operaciones era
necesario coordinar y consolidar información lo cual requería de personal
calificado en las oficinas centrales y usualmente llevaba tiempo. Este costo
representaba una barrera de entrada para nuevos participantes.
El Internet y la comunicación electrónica permiten
tener acceso a comunicaciones a bajo
costo. Un portal de Internet puede recibir visitas de personas de todo el mundo
y tomar pedidos directamente del consumidor. Se pueden
hacer contactos globales y ser multinacional en pocas semanas. Las tecnologías
emergentes de comercio electrónico
están democratizando las oportunidades de negocio. Individuos y pequeñas
organizaciones pueden operar internacionalmente por medio de una computadora personal
desde su propia casa.
Ventajas competitivas de los sistemas virtuales.
- La creciente relevancia del estudio de los sistemas virtuales se centra en la capacidad que éstos tienen para permitir una rápida adaptación a las necesidades del entorno, proporcionando una mayor flexibilidad a la cadena de valor formada por las empresas participantes. Desde este punto de vista, las ventajas competitivas del uso y desarrollo de una red virtual pueden englobarse en dos grandes grupos:
- Agiliza la respuesta a los cambios en las necesidades de los clientes
- Mejora la eficiencia organizativa.
- En cuanto a la agilidad para reaccionar a los cambios, en entornos muy dinámicos el éxito depende fundamentalmente de la rapidez de los procesos de aprendizaje/desaprendizaje. El acceso a los conocimientos de los agentes miembros de la red, favorece este proceso.
- Este tipo de organizaciones consigue menores costes fruto de la especialización de cada uno de los agentes participantes en sus competencias esenciales, lo que supone externalizar ciertas actividades y permite a las empresas incrementar su eficiencia.
Desventajas
- Una de las principales desventajas de este tipo de organizaciones es la posible pérdida del Know-How Clave.
- A medida que se subcontratan más actividades, la ganancia del valor agregado es entregada a otros.
- Necesidad de grandes dosis de autodisciplina, el teletrabajador deberá orientar su actividad hacia la prestación efectiva de servicios, por los que aquellos que carezcan de poder de autoorganización o autodisciplina tendrán una gran desventaja competitiva.
- Problemas de tipo psicológico o relacional, ya que puede producir sensación de aislamiento en el teletrabajador.
- Dificultad para motivar a los trabajadores a distancia y hacerles partícipes de los objetivos de la compañía lo que puede llevar a que ésta pierda parte de su fuerza corporativa.
- En la mayor parte de países, especialmente las naciones en desarrollo, no hay un marco legal que regule el teletrabajo.
- Las empresas deben poner especial énfasis en la seguridad de la información, tanto a nivel físico como a nivel de redes.
- Y finalmente, existe la posibilidad de perder el control sobre el negocio, al surgir un conflicto con alguna de las empresas que conforman la red.
La Globalización Y Los Mercados Electrónicos
Las organizaciones virtuales,
son expresión de la necesidad y capacidad humana de asociarse, en una era donde
los sistemas de información y comunicaciones han alterado radicalmente la percepción
del tiempo. La amplia difusión de las comunicaciones electrónicas convirtió al
mundo en una aldea global. A principios de la revolución industrial lo
cotidiano se fragmentó al ritmo y secuencia impuesto por las máquinas de
producción manufacturera. El mundo interconectado de hoy danza a otros ritmos:
la melodía contemporánea se desplaza a la velocidad de la luz
a través de tendidos de
fibra óptica que le dan la
vuelta al planeta como ovillos de un tejido encantado.
En el mundo de las comunicaciones remotas pierden sentido los horarios laborales,
la secuencia de día y noche
tan propia de los carteros a caballo y la longitud de las distancias. Un mundo
conectado a la velocidad de la luz ya no es un mundo cartesiano y su
cotidianidad va, necesariamente, a sincronizarse por relojes diferentes. Las
organizaciones virtuales son las organizaciones propias del universo no
cartesiano de esta era.
En estas organizaciones, invisibles
trabajadores de la información descargan su trabajo sin consideraciones de hora
o lugar. Su refinado pensamiento galopa por la red convertido en datos y va a
nutrir otras fábricas de saberes codificados, multiplicándose y
refinándose en cada vuelta sin
que ser humano alguno pueda atribuirse el orquestamiento de lo que sucede
(Boland & Tenkasi, 1995).
Ejemplos de organización virtual.
Entre los primeros modelos de organizaciones virtuales podemos mencionar
a mercados electrónicos como eBay (subastas directas), PayPal (pagos
electrónicos entre empresas o individuos), que siguen un modelo de cooperación
directa entre individuos o pequeñas organizaciones, supermercados online como
Amazon (libros, electronicos, general), PeaPod (comestibles), NetFlix
(películas), Skype, Vonage y Net2Phone (comunicaciones) banca online y toda
clase de servicios profesionales y asistenciales a distancia.
PayPal es
una empresa estadounidense fundada por Peter Thiel, Elon
Musk y otros, pertenece al sector del comercio electrónico y
permite pagar en sitios web, así como transferir dinero entre usuarios que tengan correo
electrónico, una alternativa al convencional método en papel como los cheques o giros
postales. PayPal también procesa peticiones de pago en comercio
electrónico y otros servicios web, por los que cobra un porcentaje al
vendedor.
Tipos De Organizaciones Virtuales
Al
mundo de la virtualidad puede llegarse por dos rutas, una es la ruta de las
alianzas estratégicas entre empresas, la otra es el mundo de la adopción de
sistemas electrónicos de información y comunicaciones.
Organizaciones virtuales inter-organizacionales:
son el resultado de la conexión de empresas a través de medios electrónicos,
que posibilitan a las partes el acceso, en igualdad de condiciones, a toda
información relevante para la toma de decisiones conjuntas
Organizaciones virtuales
intra-organizacionales: Son el resultado de la
adopción de prácticas de teletrabajo en las empresas. Se llama teletrabajo a la
ejecución de actividades laborales fuera de sedes convencionales y a la
comunicación de resultados a través de medios electrónicos. Los teletrabajadores
pasan toda o la mayor parte de su jornada alejados geográficamente de las
instalaciones de la compañía, sin que la distancia física les impida mantenerse
en contacto y cumplir su rol efectivamente.
Asociación De Empresas En Una Red Mediante:
Estrategia de asociación: Esta
estrategia establece el rol de la compañía en la red y determina las
actividades de las cuales será propietaria y desarrollará aquellas que
tercericiará.
Rol
de la empresa: Pueden ser diferentes roles, desde especialista hasta el de ser
quien se ocupa de conformar la red.
- La Especialista: Desempeña una o varias actividades y da servicio a todas
- La Integradora: Coordina las actividades de todas las empresas, incluso las propias, con el fin de generar valor para el consumidor final.
Relaciones Externas:
una de las claves es el diseño del proceso de coordinación de las actividades,
de las empresas que conforman la red. Estas relaciones son similares a los
procesos dentro de una organización y a la coordinación necesaria para llevarlo
adelante.
La selección del asociado: prioridades
en la evaluación de un potencial asociado:
- Entender sus intenciones estratégicas
- Compatibilidad de objetivos
- Valores
- Estilos
- Planes a largo plazo
Estructura de la Red: hay
tres tipos de estructura:
- Modelo Operador: uno de los socios asume la responsabilidad de management de la actividad
- Modelo Compartido: la responsabilidad se divide entre dos socios
- Joint-Venture: las actividades de la red son autónomas
Políticas
de Apoyo: el diseño de la organización virtual se completa con
la creación de políticas de apoyo correspondientes a:
- La selección y desarrollo del personal
- Los sistemas de remuneración
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