Un sistema integrado usuario–máquina, el cual implica que algunas tareas son mejor realizadas por el hombre, mientras que otras son muy bien hechas por la máquina, para prever información que apoye las operaciones, la administración y las funciones de toma de decisiones en una empresa. El sistema utiliza equipos de computación y software especializado, procedimientos, manuales, modelos para el análisis, la planificación, el control y la toma de decisiones, además de bases de datos.
Los sistemas de información gerencial son una colección de sistemas de información que interactúan entre sí y que proporcionan información tanto para las necesidades de las operaciones como de la administración. Sin embargo debe recalcarse que es una colección de sistemas de información y no un sistema “total “. En teoría, una computadora no es necesariamente un ingrediente de un Sistema de Información Gerencial (SIG), pero en la práctica es poco probable que exista un SIG complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras.
Todas las funciones de la empresa están unidas cada vez más en un supe sistema, compuesto de sistemas casi independientes, pero de tal modo que ninguno de ellos puede verse completamente separado de los otros. Es un conjunto de información extensa y coordinada de subsistemas racionalmente integrados que transforman los datos en información en una variedad de formas para mejorar la productividad de acuerdo con los estilos y características de los administradores.
ANTECEDENTES DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
En sus orígenes, las empresas utilizaban los ordenadores para la práctica empresarial de informatizar las nóminas y hacer el seguimiento de las cuentas por pagar y por cobrar. Como las aplicaciones que históricamente se venían desarrollado siempre eran para gestionar la información sobre ventas, inventarios, y otros datos que ayuden en la gestión de la empresa, el término "SIG" (o "MIS") surgió para describir este tipo de aplicaciones. Hoy, el término se utiliza ampliamente en una serie de contextos e incluye (sin limitarse a ello): sistemas de apoyo de decisiones, los recursos y aplicaciones de gestión de personal, gestión de proyectos, y aplicaciones de recuperación de bases de datos.
IMPORTANCIA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales deben ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones. Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones o empresas, porque representan poder.
Los sistemas de información gerencial son una necesidad hoy en día, ya que las empresas manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda encontrar información relevante para tomar diferentes cursos de acción. Los SIG actualmente son conocidos como Business intelligent (Inteligencia de negocios), esto es debido a que influyen a la toma de decisiones. Los SIG forman parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicación e información son de gran valor en las organizaciones o empresas, porque representan poder.
PRINCIPALES TIPOS DE INFORMACIÓN EN ORGANIZACIONES
Sistemas de apoyo a ejecutivos (ess) executive support systems
Sistema de información dirigido a la alta dirección puesto que permiten agilizar la obtención de datos ya sean internos como externos de la empresa, más principales y estratégicos para la organización, presentándolos de la forma más clara posible con el propósito de poder dar alcance a los factores críticos de éxito (Mos, 2015 ).
Sistemas de apoyo a la toma de decisiones (dss) decision support systems
Un DSS, es un sistema de información basado en un computador interactivo, flexible y adaptable, especialmente desarrollado para apoyar la solución de un problema de gestión no estructurado para mejorar la toma de decisiones. Utiliza datos, proporciona una interfaz amigable y permite la toma de decisiones en el propio análisis de la situación (Turban & Aronson, 2005). Se encuentra en el nivel de gestión y administración dentro de la pirámide de los tipos de sistemas de información. Sistemas de Información Gerencial (MIS) Management Information Systems.
Sistemas de trabajo de conocimiento (kws) knowledge work systems
Sirven de apoyo los profesionistas, como lo científicos, ingenieros, y médicos en esfuerzo de creación de un nuevo conocimiento y así poder compartirlo con las empresas, instituciones o a la humanidad (Kendall & Kendall, 2005).
Sistemas de automatización de oficina (oas) office automation systems
Son cualquier aplicación tecnológica de la información que encamine al aumento de productividad los trabajadores de la información en la oficina, algunos ejemplos son; procesamiento de texto, correo electrónico, aplicaciones de diseño, digitalización de documentos.
Sistemas de procesamiento de transacciones (tps) transaction processing systems
Sistemas creados para procesar grandes cantidades de datos referentes operaciones diarias de negocios, como lo son nóminas, inventarios. Estos sistemas eliminan el fastidio al momento de realizar las transacciones operativas de la empresa.
A continuación describimos los niveles de la pirámide dentro de una empresa:
Nivel estratégico: se encarga de todas las tascas propias de la alta dirección y, por lo tanto las decisiones más importantes para la organización. Son decisiones no programadas y muy complejas ya que en definitiva son decisiones que afectan al planteamiento estratégico de la organización. Se apoyan con los sistemas de apoyo a los ejecutivos (ESS).
Nivel de gestión o administración: se encarga de realizar las tareas de supervisión y control de todas aquellas tareas que se han tomada a nivel operativo. Empieza a tener una visión más amplia del negocio. A menudo son decisiones pre programadas y, por lo tanto son decisiones más complejas que las tomadas en el nivel operativo. En el nivel de gestión o administrativo, se apoya con los sistemas de apoyo a la toma de decisiones (DSS) y a los sistemas de información de gestión (MIS).
Nivel de conocimiento: se encarga de facilitar actividades operativas para los trabajadores de la empresa, mediante una o varias aplicaciones tecnológicas, con el fin de incrementar la productividad de los empleados. En el nivel de conocimiento, se apoya con los sistemas de automatización de oficina (OAS) y los sistemas de gestión del conocimiento (KWS).
Nivel operativo: se encarga de las tareas más rutinarias y ejecuta las operaciones. A menudo son decisiones programadas. Esto hace que sean decisiones simples y fáciles de tomar. Se apoyan con los sistemas de procesamiento de transacciones (TPS).
ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE INFORMACION GERENCIAL
Todas las funciones gerenciales; Planificación, Organización, Dirección y Control son necesarias para un buen desempeño organizacional. Los Sistemas de Información Gerencial son necesarios para apoyar estas funciones, en especial la Planificación y el Control. El valor de la información proporcionada por el sistema, debe cumplir con los siguientes cuatro supuestos básicos:
Calidad: Para los gerentes es imprescindible que los hechos comunicados sean un fiel reflejo de la realidad planteada.
Oportunidad: Para lograr un control eficaz, las medidas correctivas en caso de ser necesarias, deben aplicarse a tiempo, antes de que se presente una gran desviación respecto de los objetivos planificados con anterioridad.
Cantidad: Es probable que los gerentes casi nunca tomen decisiones acertadas y oportunas si no disponen de información suficiente, pero tampoco deben verse desbordados por información irrelevante e inútil, pues esta puede llevar a una inacción o decisiones desacertadas.
Relevancia: La información que le es proporcionada a un gerente debe estar relacionada con sus tareas y responsabilidades.
OBJETIVOS Y NECESIDADES QUE SUPLE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL
El objetivo del Sistema de Información Gerencial es proporcionar información para el soporte a la toma de decisiones estructuradas y con esto lograr que las metas y objetivos de negocio sean logrados de manera más eficiente. Puesto que la toma de decisiones no está restringida a un determinado nivel, se espera que el SIG apoye a todos los niveles de gestión en la realización de las operaciones de negocio.
Algunos objetivos específicos son:
Capturar datos: El SIG captura datos de diversas fuentes internas y externas de la organización.
Procesar datos: Los datos capturados se procesan para convertirlos en información necesaria.
Almacenar la información: El SIG almacena los datos procesados o sin procesar para su utilización en el futuro. Si alguna información no es inmediatamente necesaria, se almacena como una organización de registros, para su posterior uso.
Recuperar la Información: El SIG recupera la información de sus almacenes de datos a medida que es requerida por varios usuarios.
Difusión de la información: La información, que es el producto Final del proceso realizado por el SIG, se difunde a los usuarios de la organización. Esta difusión es periódica.
SISTEMA DE INFORMACIÓN GERENCIAL SE PUEDE INFORMAR COMO UNA ESTRUCTURA PIRAMIDAL.
La parte inferior de la pirámide está comprendida por la información relacionada con el procesamiento de las transacciones preguntas sobre su estado.
El siguiente nivel comprende los recursos de información para apoyar las operaciones diarias de control.
El tercer nivel agrupa los recursos del sistema de información para ayudar a la planeación táctica y la toma de decisiones relacionadas con el control Administrativo.
El nivel más alto comprende los recursos de información necesarios para apoyar la planeación estratégica y la definición de política de los niveles más altos de la administración
SISTEMAS DE INFORMACIÓN GERENCIAL EN LAS PYMES
En gran parte de las pequeñas y medianas empresas existe una necesidad urgente de la incorporación a proyectos de Sistemas de Información Gerencial (SIG), como síntomas o pruebas de ello tenemos por ejemplo la falta de estrategias de crecimiento (culpando en gran parte a la tendencia cultural de las organizaciones), una inadecuada utilización de las tecnologías y conocimientos, propiciando pérdidas de recursos, debilidad financiera y deficiencias en toda la organización. Gran número de empresas carece de ventajas para tener una mayor accesibilidad a las tecnologías, y desarrollar un SIG, debido a varias razones como: costos elevados, carencia de recursos, falta de acceso a la información, etc.; además las PYMES tienen que responder al mercado en forma rápida y creativa siendo difícil aplicar y mantener un sistema que ayude y brinde apoyo a la toma de decisiones para poder competir y crecer en su ramo.
En un ambiente de evolución tecnológica, el reto es lograr que la mayoría de los usuarios aprovechen las opciones disponibles para producir eficiencia e innovación en su trabajo cotidiano. Por ello las Tecnologías de Información forman un factor determinante para dar lugar al crecimiento tanto de las PYMES como de cualquier empresa.
PASOS PARA ANALIZAR UN S.I.G
- Identificar a todos aquellos agentes que están utilizando o deberían utilizar los distintos tipos de información (profesionales, trabajadores de campo, supervisores, administradores, etc.)
- Establecer los objetivos a largo y corto plazo de la organización, departamento o punto de prestación de servicios.
- Identificar la información que se requiere para ayudar a las diferentes personas a desempeñarse efectiva y eficientemente, y eliminar la información que se recolecta pero que no se utiliza.
- Determinar cuáles de los formularios y procedimientos actuales para recolectar, registrar, tabular, analizar y brindar la información, son sencillos, no requieren demasiado tiempo y cubren las necesidades de los diferentes trabajadores, y qué formularios y procedimientos necesitan mejorarse.
- Revisar todos los formularios y procedimientos existentes para recolectar y registrar información que necesiten mejorarse o preparar nuevos instrumentos si es necesario.
- Establecer o mejorar los sistemas manuales o computarizados para tabular, analizar, y ofrecer la información para que sean más útiles a los diferentes trabajadores
- Desarrollar procedimientos para confirmar la exactitud de los datos.
- Capacitar y supervisar al personal en el uso de nuevos formularios, registros, hojas de resumen y otros instrumentos para recolectar, tabular, analizar, presentar y utilizar la información.
- Optimizar un sistema de información gerencial: qué preguntar, qué observar, qué verificar.
ACTIVIDADES PRINCIPALES DE LOS S.I.G
- Reciben datos como entrada, procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos, etc.
- Proporcionan información en manuales, electromecánicos y computarizados.
- Sistema de Información de Procesamiento de Transacciones.
- Sistema de Información para Administradores.
- Sistema de Información de Informes Financieros Externos.
DESARROLLO DE UN S.I.G
Se requiere un gran esfuerzo, experiencia, tiempo y dinero para crear un sistema de información gerencial que produzca información integrada y completa. Sin embargo, aun cuando la organización no se haya impuesto el compromiso de desarrollar esta tarea, se puede realizar una función importante para mejorar el sistema y cubrir sus necesidades.
Tal vez no sea posible cambiar los formularios de registro o archivos, pero pueden hacerse cambios marginales, tales como el mejoramiento en la exactitud de los datos y la puntualidad de las fechas de informe.
Actualmente la Alta Gerencia está destinada a ampliar los horizontes de planificación y a la toma de decisiones bajo grados de incertidumbres cada vez mayores, a causa del aumento de la competencia en el medio empresarial, (incremento en el número de competidores), y a la disminución en la disponibilidad de los recursos.
Es reconocido que la gerencia de información es la base fundamental de una gerencia estratégica adecuada. La introducción de la tecnología de computadores ha conllevado a que los diversos sistemas de información se conviertan en elementos de importancia en la organización. Considerando la inmensa capacidad, en lo que al manejo de la información se refiere; los computadores están en capacidad de convertirse en una ventaja estratégica para las organizaciones más diversas. Por ello debe dársele a la tecnología de cómputos, la gran importancia y el suficiente tiempo que merecen para ayudar en forma fructífera, la integración efectiva del análisis y la intuición; en vez de considerarlo simplemente como una forma o manera de reducir los costos
SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN LA EMPRESA Y NIVELES DE LA PIRÁMIDE DE INFORMACIÓN
Asociando directamente con las tecnologías de la información, se puede definir Business Intelligence (BI), como el conjunto de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, depurar y transformar datos de los sistemas transaccionales e información desestructurada (interna y externa a la compañía) en información estructurada, para su explotación directa (reportes, análisis) o para su análisis y conversión en conocimiento, y con ello dar soporte a la toma de decisiones sobre el negocio.
La inteligencia de negocio actúa como un factor estratégico para una empresa u organización, el cual se producen una gran ventaja competitiva, que no es otra que proporcionar información preferencial para resolver problemas de negocio: como son ofertas promociones, ingresar nuevos de productos, así como de proveedores, clientes, control financiero (ventas, nominas, pagos a proveedores, etc.) además de eliminación de información caduca y ya sin importancia para el negocio o empresa.
Los principales productos de Business Intelligence que existen hoy en día son:
Cuadros de Mando Integrales
Sistemas de Soporte a la Decisión
Sistemas de Información Ejecutiva
Por otro lado, los principales componentes de orígenes de datos en el Business Intelligence que existen en la actualidad son:
Datamart
Datawarehouse
GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de tecnologías, normas, pasos, técnicas y prácticas que son usadas para administrar el flujo de documentos en toda empresa o negocio, de los cuales se pueden recuperar información desde ellos, determina el tiempo de guardado d documentos, además elimina los que ya no sirven y certifican la conservación indefinida de los documentos más importantes para la empresa.
La misión principal de un sistema de gestión documental es el rastreo almacenamiento y organización de documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Estos documentos a diferencia de la información almacenada en un ERP no tienen una organización clara de contenido, es lo que en técnicamente se denomina como información desestructurada. Las organizaciones empresariales tienen que manejar en su gestión diaria, gran cantidad de información de este tipo. Además a efectos legales y de funcionamiento interno, muchas veces son necesarios este tipo de documentos. El objetivo principal de la gestión documental es racionalizar dentro de lo posible el uso de este tipo de información.
RECURSOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
El concepto de sistema de información, se relaciona con Tecnología de información (computadora, red de computadoras, programa de proceso de datos y proceso de información). Existen dos tipos de sistemas de información en cuanto al tipo de procesamiento: El sistema centralizado en Mainframe y el Sistema descentralizado en redes integradas de microcomputadoras. La tendencia está encaminada a la distribución de redes locales de información de computadores que preserven la independencia de cada unidad de la organización y la conecten con una red corporativa de la organización, para asegurar el acceso a varios volúmenes de información.
El sistema de información de RH es un procedimiento sistemático para reunir, almacenar, mantener, combinar y validar datos necesarios para la organización con relación a sus Recursos Humanos y sus respectivas actividades, además de las características de las unidades de la organización.
El SIRH está planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir la información relacionada con los RH, de modo que los gerentes pueden tomar decisiones eficaces.
SISTEMA DE INFORMACIÓN DESTINADO AL ARH
Es el Sistema de información más amplio sobre la fuerza laboral y sirve para efectuar el análisis y emprender las acciones del área de gestión de personas .Por consiguiente atiende las necesidades de los especialistas de Rh sabiendo las necesidades de información para la gestión de personas, este sistema cubre:
- Planeación Estratégica,
- Formulación de objetivos y programas de acción.
- Registros controles de personal para efectos de pago de nómina, ausencias, retrasos, disciplina.
- Informes sobre remuneración, incentivos salariales, beneficios, reclutamiento y selección, plan de carreras profesionales, entrenamiento desempeño, higiene, seguridad en un tipo de trabajo, área médica.
- Informes sobre cargos y secciones.
Algunas empresas conservadoras limitan cierta información al órgano ARH mientras que las innovadoras abren por completo la información a todos los usuarios incluidos los empleados. Sistema de Información Gerencial de RH:
El SIG es un sistema planeado para reunir, procesar, almacenar y difundir información con el fin de que los gerentes de línea tomen decisiones eficaces, este sistema ocupa un papel importante en el desempeño de los gerentes, en cuanto a conducción de subordinados.
Para montarlo se debe saber que información necesita el gerente de línea, adaptar el sistema a las necesidades de los gerentes de línea, y verificar la información a través de reportes escritos.
SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA LOS EMPLEADOS
Ellos también necesitan tener acceso y recibir información relacionada con ellos y su trabajo, el cargo, la división y la organización. Para ello el sistema de información se debe ajustar a las necesidades y conveniencias.
PRÁCTICA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN EN LA PLANIFICACIÓN
El departamento de RR.HH. trabaja en conjunto con otros departamentos para que el SI sea utilizado de manera apropiada y con el fin de hacer las tareas organizacionales más efectivas, La gestión eficaz del “capital humano” se convierte en una operación necesaria para los profesionales de los recursos humanos, así como es importante hacer un estudio previo, es importante del mismo modo un análisis de los aspectos que competen al desenvolvimiento de la organización VRS administración de la organización y luego la implementación del SIRH y su desarrollo.
Rh es un área encargada de recopilar los datos de cada trabajador relativos a su historial y características personales, sus competencias y capacidades, hasta los datos más accesibles tales como sus remuneraciones y sus labores en la empresa. La cuantificación de estos datos y la sistematización para su tratamiento permite su manejo posterior por sistemas automatizados, reduciendo el tratamiento manual de las operaciones, costosa fuente de errores.
Es fundamental la estrategia de las empresas en materia de Recursos Humanos ya que nos indica hacia donde están dirigidas las acciones de las empresas. Una buena estrategia contempla equidad interna, equidad externa, un sistema de administración salarial, un sistema de evaluación del desempeño, sistema de compensación variable, desarrollo de competencias, etc.
La tarea de Recursos Humanos no es sencilla e implica la implementación de sistemas objetivos que nos ayuden a tener una buena administración de nuestro capital humano. En otras palabras transformar estos datos en mecanismos de coordinación y estrategias para el futuro desarrollo organizacional reduciendo gastos operativos, y agilizando procesos dentro de las organizaciones.
NÓMINAS
El modelo de nómina automatiza la gestión del sueldo reuniendo los datos del trabajador sobre su trabajo, asistencia, calculando las deducciones e impuestos, la cotización social y generando periódicamente la orden de pago. Permite también generar datos y estadísticas para el conjunto del personal relativo a estos datos. Sistemas sofisticados pueden establecer transacciones de cuentas por pagar, de la deducción de empleado o producir cheques. El módulo de nómina envía la información al libro de contabilidad general.
GESTIÓN DE LAS PRESTACIONES DE TRABAJO
El módulo de gestión de las prestaciones de trabajo permite evaluar la información de tiempo/trabajo de cada empleado. El análisis de los datos permite una mejor distribución de trabajo. Este módulo es un ingrediente clave para establecer capacidades de contabilidad analítica de los costes de organización.
GESTIÓN DE LAS PRESTACIONES SOCIALES
El módulo de gestión de las prestaciones sociales permite a los profesionales de recursos humanos administrar lo mejor posible las prestaciones sociales, obligatorias o no, como el seguro enfermedad, el de accidentes de trabajo, o los sistemas de jubilaciones complementarios.
GESTIÓN DE RECURSOS HUMANOS
El módulo de gestión de recursos humanos cubre otros aspectos de los RR.HH., incluye menos particularidades legales y está más enfocado a una política de gestión. El sistema registra datos de dirección, selección, formación y desarrollo, capacidades, dirección de habilidades y otras actividades relacionadas. Se administran aquí los datos personales (edad, dirección, familia), las competencias y títulos, las formaciones seguidas, los niveles de salario, el registro de los datos del currículum vitae.
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD
Para evaluar la productividad de cada empleado, es necesario cuantificar el tiempo y las actividades que generan resultados positivos dentro de la organización. Esto se vuelve muy complicado sobre todo en las empresas de servicios donde se producen bienes intangibles. En estos casos es necesario “medir” las actividades de cada uno de los empleados, separar las actividades “Productivas” (Aquellas que están directamente relacionadas con la empresa) de las “Personales” (Aquellas que no tienen relación directa con la empresa).
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